久久发彩票网注册

记录管理概述

为什么我们关心我们的保留和管理我们的记录?

因为他们是我们组织的机构记忆是...

  • 我们的文档管理决策
  • 提供交易和久久发彩票网的历史典故
  • 提高我们企业的运营效率
  • 证明其合规
  • 提供诉讼支持

什么是记录?

一个记录是文件,数据或数据集的创建或一个组织的业务过程中收到的。

  • 有内容,即文本,数据,元数据,符号,数字,图像,和/或声音组成的记录的物质
  • 具有结构,即内容的肉体和内部组织
  • 固定性你,这是内容的质量是稳定和抵制变化
  • 有背景,那是环绕着一个记录的创建,接收,储存或使用的组织,功能和操作的情况下,和
  • 维持作为一个组织的活动(S)的证据。

瞬态记录

短暂的或短暂的记录有一个很短暂的行政,法律或税务价值,应该安排在适当的方式11行政,法律或税务的使用已过期。典型地,保留不是一个固定的时间周期,是久久发彩票网驱动的;它也许短则几个小时,只要可能是几天或几个星期几。瞬态/月短暂的记录包括,但不限于:

  • 初稿(所取代时)
  • 备忘录(纸基或电子邮件)有关调度的久久发彩票网
  • 如所取代指定的文件或更新的
  • 用户副本(不是原始文档)
  • 路由单
  • 语音邮件

无记录

如果一个“记录”是” ......任何文件,设备或物品,无论身体或形态特征,创建或接收...它用于记录机构,功能,政策,决策,程序,操作或其他办公室的活动......“

然后,“非记录”是任何文件,设备或物品,无论身体或形态特征,创建或收到的不是用来记录机构,功能,政策,决策,程序,操作或其他活动的办公室。可在非记录包括,但不限于:

  • 私人信件
  • 非奥苏出版物
  • listserv®材料
  • 垃圾邮件/垃圾邮件
  • 目录
  • 期刊,图书,其它图书资料
  • 教师论文(教师论文是教员,不是大学的财产,因此并不大学的记录;但是,在某些情况下,高校档案有兴趣在我们的收费政策收集教师文件的更多信息,请访问我们的。配置页...)

如果需要咨询,是否该文件是暂时的,不记录或没有,请与俄勒冈州立大学的法律事务。

一种有效的7个记录元件管理程序的

记录生命周期:

都有一个生命周期的记录,尽管一些比别人更长的时间。记录的创建,使用,保持有效的法律,税务,或行政原因,更可能比他们的生活,随着年底不被破坏,虽然有些历史价值将会是长期保持在一个档案。

当心的PAC-man®效果

我们每天处理上的文档显著量有一个很短的保留范围(瞬时/暂时的),或根本没有保留要求(非记录)。当我们经常和适当地处理这些记录,我们可以扩大我们的精力更多的有效管理中间,长期和无限期保留这需要我们注意的那些记录。如下面的图显示出,如果我们不进行记录这些常规处置极短的时间保留,我们运行产生如此大量这些文件的,那我们就可以压倒我们的能力来有效地管理我们的结果记录的风险。

在处理这些文件中的一个需要考虑如何在工作和家庭处理他们的“蜗牛邮件”:

  • 审查这些文件的内容; ESTA可能意味着通读文件,但往往不是一个能是由文档或主题行的外观只是判断:如果它是一个非记录,然后折腾到垃圾或回收站(模拟或数字)立即;
  • 如果是短暂/短暂的记录,然后将其放置在被指定为定期审查和处置文件或子文件(数字或模拟)的尽快允许的。

如果需要咨询,是否该文件是暂时的,不记录或没有,请联系 俄勒冈州立大学的法律事务.