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Transfer & Destruction

俄亥俄州中部技术学院和久久发彩票网注册按照美国俄亥俄州立大学整体保留计划。此证书在协调使用的整体州立大学俄亥俄批准的记录保留计划或通过学校档案批准的唯一的部门/单位记录保留计划。任何其他保持时间表不支持或证明销毁记录。为保留您的签约记录的一个副本。发送一个签名的副本存档华纳一(1)之前的记录上址的破坏一周。

记录纽瓦克俄亥俄州转移到档案馆

通过纽瓦克俄亥俄州部门创造了一些记录和单位持久的历史价值而且应该被转移到高校档案11他们担任其使用寿命口述由记录保留时间表。每年盒接收来自各部门的档案和俄亥俄州纽瓦克和COTC的单位和答案的信息多的要求。如果您已经确定应转入记录档案,请按照以下的步骤:

  • 检查您的记录保留计划。它记录不发送时间表摧毁指示您。如果你没有一个时间表首先调用档案(740-366-9306) - 包装记录之前。
  • 为了从(740-366-9476)接收框。每个文件的抽屉估计2盒。你的部门预算将被收取每盒$ 1.65(五月价格略有波动一段时间)。
  • 通过列出每个文件夹的标题每箱库存。该档案将使用您的库存找到记录。因此,重要的是,库存尽可能具体,准确,comprehensives越好。
  • 标签上的正面(12英寸)侧的每个盒。表示所述发送机构的名称和箱数(例如:5 1,5 2,等等)。此外,一定要包括每单箱处置或最新情况,处置/保留的目的。
  • Send the inventory to the 档案 (John L. & Christine Warner Library) or include it in the first box. Please do not attach or tape the inventory to the box. The inventory should have the name of the office and the name of the person preparing the inventory.To schedule movers, contact Receiving (69-476)
  • 应交付坑档案(W-268)。
  • 档案致电(740-366-9306)当接收到你的办公室转移盒。

从纽瓦克俄亥俄州记录检索存储的

直至作为卫生组织的记录被破坏,可以从俄亥俄州中期仓库或档案检索。如果记录人员按照以下检索发送到存储记录的准则。

  • 电话或电子邮件官员记录的适当接触检索的记录。联系人是:
    • 接收(740-366-9476),用于在中俄亥俄在存储仓库的记录
    • 档案(740-366-9306)在图书馆档案馆永久记录
  • 该请求将被填充在及时处理。
  • 如果一个部门或单位需要从俄亥俄中期仓库的记录,接收将通过电子邮件清单列表的记录可以根据需要官框,以便识别。俄亥俄州中旬将联系接收仓库,使请求者和设施之间的安排。
  • 无论是将拿起被请求接收物品,并将它们交付给记录或记录官官(或请求者)将参观工厂审查所寻求的记录。
  • 如果一个部门或单位需要从档案的记录,联系档案(740-366-9306)以作安排。

记录纽瓦克俄亥俄州转移到俄亥俄州中旬仓库

由州纽瓦克俄亥俄州的部门和单位创造了一些记录具有临时存储需求,并应转移到俄亥俄州中期他们已经担任11仓库其使用寿命中的部门所决定由记录保留时间表。每年收到接收部门箱和俄亥俄州纽瓦克和COTC和信息的答案请求的单位。确定记录被转移到中部俄亥俄仓库(550博园大道,纽瓦克,OH 43055)请按照以下的步骤:

  • 检查您的记录保留计划。它记录不发送时间表没有指示你送。如果你没有一个时间表调用档案(69-306)--before包装的记录。
  • 订单文件盒由接收。每个文件的抽屉估计2盒。如果俄亥俄州中部仓库盒或条形码的供应需要补充时,接收将责令他们通过俄亥俄州中旬直接仓库。
  • 空箱加修剪每天交货时间表和电子邮件被发送到会计部门以便能够每盒收取。
  • 通过列出每个文件夹的标题每箱库存。无论是中期俄亥俄州仓库和接收将使用您的库存找到记录。因此,重要的是,库存尽可能具体,准确,comprehensives越好。库存应该有机构的名称和编制清单的人的名字。
  • 接收将记录在每箱为单位的内容的说明和分配条形码以每箱适当。添加条形码和信息相关的中期俄亥俄州仓库库存日志(包括条码编号,内容描述和处置日)
  • 应该人员记录1)在所述前框(12英寸)侧,2)记录该传送机构的名称每个标签,3)指示的箱数(例如:1 5,5 2,等)被发送,以及4)清楚地说明,以破坏或转移(到归档)日期。
  • 接收接触时间表中间俄亥俄仓库随着盒输送,或根据需要脱落。

的记录碎纸俄亥俄州纽瓦克状态转移

任何有效的记录管理程序的一部分是过时的记录及时破坏以及它们的文档。纽瓦克俄亥俄州立大学的批准记录保留时间表,并通过不仅法律规定的最低保留足够了,但好于关于建立行政也需要审核。正因为如此,在记录的生命结束,记录应以适当的方式破坏,通过使用“毁灭记录证明书”的记载

因此,由已被记录保留时间表担任其使用寿命所决定的俄亥俄州立大学的部门或单位纽瓦克创造了一项纪录,必须粉碎。记录人员必须由以前转移到中等俄亥俄州仓库销毁记录下面的过程遵守(550博园大道,纽瓦克,OH 43055),以及本部门内的那些保留或单位的,哪些是由于现在将被切碎

  • 检查您的记录保留计划。其中记录不切碎的日程没有指示您切丝。如果你没有一个时间表,包装记录之前调用档案(69-306)。此外,任何记录不能在诉讼破坏,直到问题得到解决的社会问题。
  • 记录员电子邮件或接收呼叫请求皮卡被切碎的物品。要求所有箱子被贴上的项目,需要粉碎。撕碎中心服务必须根据要求的标签),并放置在一个易于管理的容器,一次性的。
  • 该请求被标上接收的日常时间表,在1-3个工作日内完成。
  • 会拿起接收项目手撕这种需求,并将其存储在临时的基础上太平间(锁定),直到达到需要40-60箱的门槛设置的货物。
  • 当拾取粉碎是必要的(在停尸房已经达到阈值),接收所述服务中心(69-213或49-688)苏比德韦尔触点。她是Licco纽瓦克俄亥俄州的接触和覆盖预算处置费用。
  • 接收停尸房Licco满足,并协助装载到运往碎纸他们的卡车的框。
  • Licco报告纽瓦克俄亥俄州立相应切碎的商品和纸币的重量。
  • 收到的评论在中间俄亥俄仓库中存储的记录库存在一月的第一个星期,再在每个新财年的开始(7月1日当周)对于安排予以处置的记录(无论是切碎或回收)。定于处置的库存电子表格那些接受的亮点。项目从货架和仓库服务中心拉和接收协作随着Licco和俄亥俄州中部仓库安排取粉碎。文件处理完毕REMAIN标志着库存清单上的“处置”纽瓦克俄亥俄状态无法保证负责不正确的日期和撕碎的记录,以防止不必要的搜索。
  • 卫生组织的记录处理之前,单位纽瓦克俄亥俄州应完成并转发的破坏记录(CRD)的档案进行审查,并永久保存证书。
  • 鼓励单位强烈记录至少每年进行进行他们的departmentally记录存储吹扫。销毁记录的证书必须完成,并送到之前的记录实际销毁的档案,以确保完全符合上述规定的指导方针。由于低价值信息,高容量和处置的频率,不需要CRD要完成日常处置确定为时间表瞬态(xient)保留的记录。

销毁记录

任何有效的记录管理程序的一部分是过时的记录及时破坏以及它们的文档。俄亥俄州立大学的批准记录保留时间表,并通过不仅法律规定的最低保留足够了,但好于关于建立行政也需要审核。正因为如此,在记录的生命结束,记录应以适当的方式破坏,通过使用记录在案“的破坏纪录证书”。

The Certificate is available as a PDF, it can be downloaded, printed & returned to Warner Library:

销毁记录的证书

请之前保持适当的完成协商日程“的破坏纪录证书”。

在某些情况下,即使保持时间表是时间指示的处置记录,五月情况需要继续保留。推迟处置记录的最常见的原因是,有未决诉讼。直到诉讼解决的记录必须被保留,并保持被放置在处置记录。

破坏可以以多种方式发生:

  • 回收
  • 垃圾
  • 焚化
  • 浸渍
  • 切碎
  • 制浆和
  • 退磁(或其它电子销毁

如果个人信息(包括但不限于:等级,社会保障号码,信用卡信息,医疗信息)是显而易见的,记录应进行焚烧,浸软,切碎或打浆,粉碎那幸福的最常用的方法。如果你觉得你有设备需要切碎,愿你这样做与您单位的粉碎机,通过调用OSU回收,或者通过使用本地碎纸公司。粉碎前,请确认文件的保留期限已过期,有在记录中没有任何合法持有。